Wraz z upływem terminu na złożenie deklaracji CIT i PIT organy podatkowe zaczęły wysyłać zapytania do firm rozliczających w zeznaniu rocznym ulgę B+R za rok podatkowy 2018. Fiskus sprawdza poprawność dokumentów odnoszących się do ulgi, m.in. ewidencję czasu pracy, wykaz składek odprowadzanych do ZUS czy sposób wyodrębnienia kosztów kwalifikowanych w ewidencji księgowej. Jak przedsiębiorcy, którzy skorzystali z ulgi badawczo-rozwojowej, powinni przygotować się na ewentualne zapytania?

Urzędy skarbowe podejmują działania weryfikacyjne, ponieważ rozliczenie ulgi B+R ma charakter deklaratywny. Podatnicy, którzy chcą z niej skorzystać, muszą do rocznego zeznania podatkowego dołączyć PIT-BR lub CIT-BR. Weryfikacja rozliczenia jest czymś naturalnym i ma na celu sprawdzenie jego poprawności. Ulga B+R jest stosunkowo nowym instrumentem podatkowym – obowiązuje od 2016 r. – więc dzięki podejmowaniu czynności weryfikacyjnych organy podatkowe dowiadują się, co podatnikom sprawia największy kłopot.

Nie kontrola, a czynności sprawdzające

Zgodnie z ordynacją podatkową, urzędy skarbowe w ramach działań weryfikacyjnych mogą przeprowadzać kontrole skarbowe lub czynności sprawdzające. Te ostatnie nie wiążą się z przeprowadzeniem pełnego postępowania wyjaśniającego, które kończy się wydaniem decyzji podatkowej. Z doświadczenia Ayming Polska wynika, że obecnie działania podejmowane w stosunku do firm korzystających z ulgi B+R najczęściej przybierają formę czynności sprawdzających.

– Czynności sprawdzające przeprowadzane przez organy podatkowe należy ocenić pozytywnie. Przedsiębiorcy prowadzący projekty badawczo-rozwojowe powinni w nich upatrywać szansę na sprawdzenie poprawności swoich rozliczeń i zebranej dokumentacji, co pozwoli im z większym zaufaniem korzystać z ulgi B+R 
w kolejnych latach. Taka forma weryfikacji poprawności może też uchronić firmy przed zaległościami podatkowymi – wyjaśnia Agnieszka Hrynkiewicz-Sudnik, Dyrektor Obszaru Finansów i Innowacji w Ayming Polska.

Czynności sprowadzające dotyczą m.in. skontrolowania terminowości składania deklaracji, zbadania formalnej poprawności dokumentów odnoszących się do ulgi B+R czy ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami, które potwierdzą wydatki na B+R 
i przypisanie ich do kosztów kwalifikowanych. Na etapie czynności sprawdzających organy podatkowe nie mogą przeprowadzać dowodów z innych źródeł, np. prosić o zeznania świadków czy o opinie biegłych, ale wkrótce może się to zmienić.

– Projektowane zmiany przepisów ordynacji podatkowej przewidują uproszczenie czynności sprawdzających oraz ochronę prawa podatnika w jego relacjach z organami podatkowymi. Z drugiej strony, procedowane przepisy być może otworzą furtkę do stosowania postępowania dowodowego w ramach czynności sprawdzających. Jednak na tę chwilę urząd skarbowy powinien zminimalizować swoje działania w stopniu niezbędnym do stwierdzenia zgodności jedynie z przedstawionymi dokumentami – tłumaczy Michał Barszcz, Project Manager w Dziale Innowacji, Ulg i Dotacji w Ayming Polska.

Niezbędne dokumenty

Działania podejmowane przez fiskus mogą nastręczać trudności firmom, które rozliczyły ulgę B+R bez odpowiedniego przygotowania, w szczególności w zakresie ewidencji kosztów kwalifikowanych i dokumentów potwierdzających ich poniesienie. Każdy przedsiębiorca powinien przechowywać dokumenty ściśle powiązane z realizowanymi projektami badawczo-rozwojowymi oraz z odnoszącymi się do nich wydatkami przez ustawowy okres pięciu lat.

Wśród dokumentów, o jakie najczęściej pyta urząd skarbowy, znajdują się:

• Ewidencja czasu pracy pracowników i współpracowników biorących udział w pracach badawczo-rozwojowych wraz z ich wykazem. Dotyczy to osób zatrudnionych na umowę o pracę, umowę zlecenie 
i umowę o dzieło.

W oparciu o te dokumenty możliwe jest ustalenie proporcji udziału wykonywania prac B+R w ogólnym czasie pracy pracownika i współpracownika w rozliczeniu miesięcznym. Podatnik może być również zobligowany do przedstawienia oświadczenia, że koszty osobowe zostały zakwalifikowane wyłącznie w zakresie wynikającym z ewidencji przesłanej do urzędu. Organ podatkowy ma także prawo poprosić o dostarczenie kart wynagrodzeń oraz dowodów wpłat do ZUS-u.

W odniesieniu do lat 2016-2017 urząd skarbowy może wymagać przedstawienia zakresów obowiązków służbowych pracowników, którzy realizują działania badawczo-rozwojowe.

• Wyodrębnienie kosztów kwalifikowanych w ewidencji księgowej przedsiębiorstwa

Przykładową dokumentacją poświadczającą odpowiednie wyodrębnienie kosztów kwalifikowanych jest zestawienie obrotów sald z kont, na których dokonano księgowań.

• Potwierdzenia zakupu materiałów i surowców, sprzętu specjalistycznego, nabycia usługi kwalifikowanej do ulgi (zamówienia, faktury, umowy)

W tym przypadku organ podatkowy weryfikuje, na jakiej podstawie podatnik skalkulował koszty kwalifikowane odnoszące się do projektów badawczo-rozwojowych.

Dokumenty uzupełniające

Wśród dokumentów przydatnych w wyjaśnieniach dla urzędu skarbowego znajdują się także:

• Oświadczenie, że koszty odliczone od podstawy opodatkowania nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy obliczenia podatku, zgodnie z art. 18d ust. 5 ustawy CIT oraz zgodnie z art. 26e ust. 5 ustawy PIT.

• Oświadczenie, że podatnik nie prowadził działalności gospodarczej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia.

Prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie zezwolenia.

• Dokumenty potwierdzające, że koszty kwalifikowane, odliczone od podstawy opodatkowania zgodnie z art. 9 ust.1b ustawy o CIT oraz art. art. 24a ust. 1b ustawy o PIT, zostały wyodrębnione w ewidencji rachunkowej.

Podatnik może przedłożyć wydruk z zapisów księgowych kont, na których koszty kwalifikowane odjęte od podstawy opodatkowania zostały wyodrębnione.

• Karty projektów, które wskazują etapy i rodzaje przeprowadzonych prac badawczo-rozwojowych.

W przypadku nieprawidłowości

Jeżeli błędy popełnione w deklaracji CIT-BR mają wymiar techniczny i zawierają oczywiste pomyłki, organ podatkowy w zależności od charakteru i zakresu stwierdzonych uchybień może podjąć różne kroki. Kiedy zmiana wysokości zobowiązania podatkowego, kwota nadpłaty, kwota zwrotu podatku, kwota nadwyżki podatku do przeniesienia lub wysokość straty:

• nie przekracza 5000 zł – urząd skarbowy koryguje deklarację, dokonując stosownych poprawek lub uzupełnień. Następnie przesyła przedsiębiorcy uwierzytelnioną kopię deklaracji CIT-BR;
• przekracza 5000 zł – fiskus zwraca się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień. Wskazuje również powody, dla których informacje zawarte w deklaracji zostały zakwestionowane.

W obecnym stanie prawnym niezłożenie stosownych wyjaśnień, niedostarczenie korekty deklaracji czy też bezczynność podatnika wobec urzędu skarbowego może spowodować uruchomienie procedury kontrolnej lub postępowania podatkowego.

Warto pamiętać, że – zgodnie z przyjętą strategią rozwoju – państwo ma na celu eliminację barier związanych z prowadzeniem działalności innowacyjnej oraz wprowadzenie skutecznych mechanizmów wspierania firm rozwijających projekty badawczo-rozwojowe. Można spodziewać się, że wnioski płynące z przeprowadzanych czynności weryfikacyjnych wpłyną pozytywnie na wzrost zainteresowania ulgą B+R wśród przedsiębiorców.

Źródło: Ayming - międzynarodowa grupa doradcza działająca w 15 krajach na świecie. Ayming Polska wspiera przedsiębiorstwa w uzyskiwaniu oszczędności i zwiększaniu wyników finansowych, oferując kompleksowe doradztwo operacyjne w zakresie: podatków i opłat, ubezpieczeń społecznych i środowiska pracy oraz dotacji i ulgi B+R.